So arbeitet Ihr Gremium mit dem Kompass

Erste Schritte

Der Vorsitz registriert das Gremium. Grundlage ist ein Beschluss des Betriebsrats über die Nutzung. Der Arbeitgeber bestellt und bezahlt das Paket als Sachmittel nach § 40 Abs. 2 BetrVG, erhält aber keinen Zugriff auf die Inhalte.

1. Unter Paket Mitbestimmung füllen Sie die Registrierung aus: Gremium, Zahl der Mitglieder, Datum des Beschlusses und Angaben zum Arbeitgeber.
2. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir dem Arbeitgeber Nutzungsvereinbarung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Kostenübernahme. Sind sie unterzeichnet, schalten wir den Zugang frei.
3. Bei der ersten Anmeldung richten Sie die Anmeldung in zwei Schritten ein. Sie scannen den QR-Code mit einer Authenticator-App, etwa Microsoft Authenticator oder Google Authenticator, und geben den sechsstelligen Code ein. Die Anmeldung in zwei Schritten ist für alle Mitglieder Pflicht.
4. Bewahren Sie die acht Notfallcodes sicher auf. Jeder Code gilt einmal, falls das Handy fehlt.

Gremium und Bereiche

Unter Gremium laden Vorsitz und Stellvertretung die Mitglieder ein. Jedes Mitglied erhält eine E-Mail und legt sein eigenes Passwort fest.

1. Tragen Sie Vorname, Nachname und dienstliche E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle, zum Beispiel Mitglied oder Ersatzmitglied.
2. Legen Sie Bereiche an: Betriebsrat, Betriebsausschuss, weitere Ausschüsse, Wirtschaftsausschuss, JAV und SBV. Jeder Bereich hat eigene Mitglieder. Vorgänge, Schreiben und Dateien eines Bereichs sehen nur dessen Mitglieder.
3. Hinterlegen Sie für die Ersatzmitglieder die Reihenfolge. Ist ein Mitglied verhindert, schlägt der Kompass das nächste Ersatzmitglied vor. Ist ein Wahlergebnis eingetragen, richtet sich das Nachrücken danach (siehe Wahlergebnis).
4. Unter Abwesenheiten tragen Sie Urlaub oder andere Verhinderungen ein. Der Kompass berücksichtigt sie bei der Einladung.
5. Wer Niederschriften schreiben soll, erhält in der Rolle das Recht Schriftführung. Er darf Tagesordnung und Niederschrift bearbeiten, aber nicht einladen.

Sitzungen und Beschlüsse

Der Vorsitz beruft die Sitzungen ein, setzt die Tagesordnung fest und lädt die Mitglieder rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung (§ 29 Abs. 2 BetrVG).

1. Unter Sitzungen legen Sie Bereich, Datum, Uhrzeit, Ort und Form fest und tragen die Punkte der Tagesordnung ein.
2. Der Kompass berechnet die Einzuladenden: ordentliche Mitglieder, für Verhinderte die Ersatzmitglieder, die SBV (§ 32 BetrVG) und bei Bedarf die JAV (§ 67 BetrVG).
3. Für eine Video- oder Telefonkonferenz bestätigen Sie die Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 BetrVG, unter anderem die Regelung in der Geschäftsordnung und den Vorrang der Präsenzsitzung. Zugeschaltete Mitglieder bestätigen ihre Teilnahme in Textform über einen Knopf in der Sitzung (§ 34 Abs. 1 BetrVG).
4. Mit Einladung versenden erhalten alle eine E-Mail. Sie enthält nur Termin und Link, keine Tagesordnung. Die Einzelheiten sehen die Mitglieder nach der Anmeldung.
5. In der Niederschrift tragen Sie Anwesenheit und für jeden Punkt Beschlusswortlaut und Stimmen ein. Der Kompass prüft die Beschlussfähigkeit nach § 33 Abs. 2 BetrVG und die Mehrheit nach § 33 Abs. 1 BetrVG. Bei Stimmengleichheit gilt der Antrag als abgelehnt.
6. Einladung und Niederschrift laden Sie als PDF herunter. Die Niederschrift unterzeichnen Vorsitz und ein weiteres Mitglied, die Anwesenheitsliste wird beigefügt.

Vorgänge und Fristen

Ein Vorgang bündelt alles zu einer Angelegenheit: Eingang beim Gremium, Frist, Dokumentation, Anhänge, Beschlüsse und Schreiben.

1. Wählen Sie die Art. Bei Arten mit gesetzlicher Frist berechnet der Kompass das Fristende aus dem Eingangstag: eine Woche bei § 99 und bei der ordentlichen Kündigung nach § 102 BetrVG, drei Tage bei der außerordentlichen Kündigung und bei § 103 BetrVG.
2. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen bundesweiten Feiertag, weist der Kompass darauf hin. Landesfeiertage prüfen Sie bitte selbst. Planen Sie die Beschlussfassung so, dass die Antwort vor Fristende beim Arbeitgeber eingeht.
3. Weisen Sie den Vorgang einem Mitglied zu und setzen Sie eine Erinnerung. Die E-Mail enthält keinen Inhalt, nur den Hinweis und den Link.
4. Markieren Sie einen Vorgang als vertraulich, sehen ihn nur die freigegebenen Mitglieder und die Ersteller.
5. Erledigte Vorgänge löscht der Kompass nach der Löschfrist, die Sie unter Einstellungen festlegen.

Schreiben und Betriebsvereinbarungen

Unter Dokumente erzeugen Sie Schreiben aus festen Bausteinen, ohne KI. Jede Speicherung legt eine neue Fassung an. Sie können zwei Fassungen vergleichen.

1. Wählen Sie eine Vorlage, zum Beispiel Zustimmungsverweigerung nach § 99 Abs. 3, Bedenken oder Widerspruch nach § 102, Auskunftsverlangen nach § 80 Abs. 2, Initiativantrag nach § 87 Abs. 1 oder Anrufung der Einigungsstelle.
2. Füllen Sie die Felder aus. Die Hinweise am Feld erklären, worauf es ankommt. Bei der Zustimmungsverweigerung verlangt der Kompass zu jedem Grund eine konkrete Begründung, weil eine bloße Wiederholung des Gesetzestextes nicht genügt.
3. Prüfen Sie den Entwurf, ändern Sie ihn bei Bedarf und laden Sie ihn als PDF oder Word herunter.
4. Für Betriebsvereinbarungen legen Sie eine BV an. Der Kompass schlägt eine Gliederung vor. Sie halten Fassungen des Gremiums, des Arbeitgebers und den Verhandlungsstand fest und sehen die Änderungen im Vergleich. Nach einer Kündigung berechnet er das Ende und weist auf die Nachwirkung nach § 77 Abs. 6 BetrVG hin.

Fragenkatalog

Mit dem Fragenkatalog bereiten Sie die Unterrichtung vor, etwa bei einer neuen Software. Bausteine gibt es unter anderem für technische Einrichtungen, KI-Systeme, Fremdpersonal, Einstellungen, Kündigungen, Betriebsänderungen und Arbeitszeit.

1. Wählen Sie Bausteine und ergänzen Sie eigene Fragen.
2. Tragen Sie ein, wann der Katalog an den Arbeitgeber ging und bis wann Sie Antwort erwarten.
3. Halten Sie zu jeder Frage den Stand fest: offen, beantwortet oder unzureichend.
4. Mit einem Klick erzeugen Sie ein Auskunftsverlangen nach § 80 Abs. 2 BetrVG, auf Wunsch nur mit den noch offenen Fragen.

Ablage

In der Ablage legen Sie Dateien in Ordnern ab, etwa Niederschriften, Betriebsvereinbarungen oder Unterlagen des Arbeitgebers. Alle Dateien liegen verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland.

• Ein Ordner gehört zu einem Bereich. Vertrauliche Ordner sehen nur die freigegebenen Mitglieder.
• Laden Sie eine neue Fassung einer Datei hoch, bleibt die alte erhalten.
• Erlaubt sind PDF, Word, Excel, OpenDocument sowie Bilder im Format PNG und JPG. Der Kompass prüft Endung, Inhalt, Makros und aktive Inhalte.

Wahlergebnis und Nachrücken

Tragen Sie das Ergebnis der Betriebsratswahl ein, rückt der Kompass bei Verhinderung nach den gesetzlichen Regeln nach (§ 25 Abs. 2 BetrVG).

• Bei Listenwahl rückt die nächste nicht gewählte Person derselben Liste nach. Ist die Liste erschöpft, kommt die Liste mit der nächsten Höchstzahl zum Zug.
• Bei Mehrheitswahl rückt die nicht gewählte Person mit den meisten Stimmen nach.
• Würde sonst das Geschlecht in der Minderheit weniger Sitze erhalten, als ihm nach § 15 Abs. 2 BetrVG zustehen, berücksichtigt der Kompass das. Nach dem Bundesarbeitsgericht gilt das auch beim Nachrücken (Beschluss vom 25.09.2024, 7 ABR 37/23).
• Die Vorschau zeigt für jedes Mitglied, wer bei Verhinderung geladen wird und warum.

Schwerbehindertenvertretung

Die SBV ist ein eigenes Organ. Ihren Bereich verwaltet die Vertrauensperson. Betriebsrat und Vorsitz sehen die Inhalte der SBV nicht, auch nicht im Datenexport.

1. Der Vorsitz legt den Bereich SBV einmalig an und bestimmt die Vertrauensperson. Danach verwaltet nur sie die Mitglieder des Bereichs.
2. Für die Anhörung vor einer Kündigung gibt es eigene Arten. Nach dem Bundesarbeitsgericht gelten für die Stellungnahme die Fristen des § 102 Abs. 2 BetrVG entsprechend, also eine Woche bei der ordentlichen und drei Tage bei der außerordentlichen Kündigung (Urteil vom 13.12.2018, 2 AZR 378/18). Eine Kündigung ohne Beteiligung der SBV ist unwirksam (§ 178 Abs. 2 Satz 3 SGB IX).
3. Vorgänge zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement und zum Präventionsverfahren nach § 167 SGB IX legt der Kompass immer als vertraulich an.
4. Vorlagen: Stellungnahme zu einer Kündigung mit Hinweis auf die Zustimmung des Integrationsamts nach § 168 SGB IX, Verlangen der Aussetzung einer Entscheidung ohne Beteiligung nach § 178 Abs. 2 Satz 2 SGB IX und Verlangen der Klärung nach § 167 SGB IX.

Tragen Sie keine Diagnosen ein. Für die Arbeit der SBV genügt in aller Regel die Angabe, dass ein Verfahren läuft und wie es steht.

Wirtschaftsausschuss

In Unternehmen mit in der Regel mehr als 100 ständig beschäftigten Arbeitnehmern wird ein Wirtschaftsausschuss gebildet (§ 106 Abs. 1 BetrVG). Er berät die wirtschaftlichen Angelegenheiten mit dem Unternehmer.

1. Legen Sie den Bereich Wirtschaftsausschuss an und tragen Sie die Mitglieder ein.
2. Der Ausschuss soll monatlich einmal zusammentreten (§ 108 Abs. 1 BetrVG). Ist keine Sitzung geplant, erinnert die Übersicht daran.
3. In der Tagesordnung wählen Sie die Angelegenheiten aus der Liste des § 106 Abs. 3 BetrVG, von der wirtschaftlichen Lage bis zur Übernahme des Unternehmens.
4. Mit der Vorlage Unterrichtungsverlangen bitten Sie um rechtzeitige und umfassende Unterrichtung unter Vorlage der Unterlagen (§ 106 Abs. 2 BetrVG). Eine weitere Vorlage bittet um die Erläuterung des Jahresabschlusses (§ 108 Abs. 5 BetrVG).
5. Nach jeder Sitzung berichtet der Ausschuss dem Betriebsrat unverzüglich und vollständig (§ 108 Abs. 4 BetrVG). Der Knopf Bericht an den Betriebsrat erstellen übernimmt Datum, Teilnehmende, Tagesordnung und Notizen in einen Entwurf im Bereich Betriebsrat.

Jugend- und Auszubildendenvertretung

• Die JAV verwaltet ihren Bereich wie die SBV selbst.
• Bei Sitzungen des Betriebsrats wählen Sie, ob die JAV einen Vertreter entsendet oder bei Angelegenheiten, die besonders jugendliche oder auszubildende Beschäftigte betreffen, insgesamt teilnimmt (§ 67 Abs. 1 BetrVG).
• Betrifft ein Beschluss überwiegend diese Beschäftigten, hat die JAV Stimmrecht (§ 67 Abs. 2 BetrVG). Ihre Stimmen zählen dann bei der Mehrheit mit, nicht bei der Beschlussfähigkeit (§ 33 Abs. 3 BetrVG).

Anmeldung über Microsoft ab Größe M

Nutzt Ihr Unternehmen Microsoft 365, melden sich die Mitglieder mit ihrem dienstlichen Microsoft-Konto an. Danach folgt weiterhin der Code aus der Authenticator-App. Die Anmeldung mit Passwort bleibt möglich.

1. Die IT legt im Microsoft Entra Admin Center eine App-Registrierung an. Die Umleitungs-URI zeigt der Kompass unter Einstellungen an.
2. Der Vorsitz trägt Verzeichnis-ID, Anwendungs-ID und geheimen Clientschlüssel ein und schaltet die Anmeldung ein. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
3. Die Mitglieder erhalten den Anmeldelink des Gremiums, am besten als Lesezeichen. Beim ersten Mal ordnet der Kompass das Microsoft-Konto über die E-Mail-Adresse zu, danach über die feste Kennung des Kontos.

Die IT erfährt dabei nur, dass sich ein Konto am Kompass anmeldet. Sie hat keinen Zugriff auf Inhalte des Gremiums. Akzeptiert werden nur Konten aus dem hinterlegten Verzeichnis.

Wer sieht was

• Der Arbeitgeber bestellt und bezahlt, hat aber kein Konto im Gremium und keinen Zugriff auf Inhalte. Weisungen zu den Inhalten erteilt nur der Vorsitz des Gremiums, für JAV und SBV deren Vorsitz oder Vertrauensperson.
• Wir als Anbieter sehen die Inhalte nicht. Bezeichnungen, Texte, Niederschriften und Dateien sind mit einem eigenen Schlüssel je Gremium verschlüsselt. Für die Verwaltung sehen wir nur Name des Gremiums, Größe, Mitglieder und deren E-Mail-Adressen.
• Die Mitglieder sehen die Inhalte der Bereiche, in denen sie eingetragen sind. Vertrauliche Vorgänge und Ordner sehen nur die Freigegebenen.
• Das Protokoll hält fest, wer wann einen Vorgang, ein Dokument oder eine Datei geöffnet hat. Es sehen Vorsitz und Stellvertretung.
• E-Mails enthalten keine Inhalte, nur Termine, Hinweise und Links.

Häufige Fragen

Keine Antwort gefunden? Schreiben Sie uns an hallo@hr-firefighters.de.