Datenschutzhinweise

Informationen nach Art. 13 DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Mitbestimmungs-Kompass.

1. Verantwortlicher

HR Firefighters, Inhaber Jeremy Rizer, Hessenstr. 43, 86916 Kaufering, E-Mail: hallo@hr-firefighters.de, Telefon: +49 8191 331 42 70

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

• Registrierung und Benutzerkonto: Name, Funktion, dienstliche E-Mail-Adresse, Telefon (freiwillig), Unternehmen und Anschrift, unterzeichnende Person, Passwort (nur als Hash). Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Abschluss und Durchführung der Nutzungsvereinbarung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Vertragsunterlagen: Aus Ihren Angaben erzeugen wir die Nutzungsvereinbarung und den Vertrag über die Auftragsverarbeitung als PDF und senden sie per E-Mail an Sie und an uns zur Unterzeichnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 28 Abs. 3 und 9 DSGVO.
• Paket, Abrechnung und Zahlung: gewähltes Paket, Zahlweise, Zahlungsart und bei SEPA-Lastschrift die Mandatsreferenz. Rechnungen erstellen wir außerhalb der Anwendung. Bankverbindungen aus einem SEPA-Lastschriftmandat verarbeiten wir nur in unserer Buchhaltung und speichern sie nicht in der Anwendung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Buchungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB.
• Vorgänge: Nur wenn Sie sie selbst anlegen: Bezeichnung, Art, Datumsangaben, Frist. Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens nach Art. 28 DSGVO.
• Briefkopf-Vorlagen: Wenn Sie einen Briefkopf hochladen, speichern wir die Datei, bis Sie sie löschen oder Ihr Konto gelöscht wird. Wir verarbeiten sie im Auftrag Ihres Unternehmens nach Art. 28 DSGVO. Entwürfe werden immer nur in Ihrem Browser mit dem Briefkopf zusammengeführt.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen, Fehlversuche, Freigaben und Löschungen mit Zeitpunkt und pseudonymisierter IP-Adresse (Hash, kein Klartext). Zweck: Schutz vor Missbrauch und Nachweis der Datensicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit des Dienstes (Art. 32 DSGVO).
• Server-Logdateien: Der Webserver kann technisch bedingt Zugriffsdaten protokollieren. Umfang und Speicherdauer richten sich nach der Konfiguration des Hosters. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Was wir nicht tun

• Entwürfe für Schreiben an den Betriebsrat und Betriebsvereinbarungen werden ausschließlich in Ihrem Browser erzeugt. Die Inhalte werden nicht an unseren Server übertragen und nicht gespeichert.
• Wir setzen keine künstliche Intelligenz ein. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling.
• Wir nutzen keine Analyse- oder Trackingdienste, keine Werbung, keine Social-Media-Plugins und laden keine Inhalte von Drittservern (auch keine externen Schriftarten).

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie für die Anmeldung. Es wird beim Schließen des Browsers oder bei Abmeldung gelöscht. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

5. Empfänger

Unser Hosting-Dienstleister und unser E-Mail-Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO:

• netcup GmbH (Server (Root-Server/VPS), Hosting von Anwendung, Datenbank und Briefkopf-Vorlagen, Deutschland, Rechenzentrum Nürnberg)
• Google Cloud EMEA Limited (Google Workspace: Versand von Systemmails über das SMTP-Relay, EU (Irland); Verarbeitung in Drittländern möglich auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework)

Die Anwendung wird auf einem Server in Deutschland betrieben.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU und des EWR findet nicht statt.

6. Speicherdauer

• Unbestätigte Registrierungen: automatische Löschung nach 48 Stunden.
• Benutzerkonto: bis zur Löschung durch Sie oder uns bzw. bis zum Vertragsende. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Vertragsunterlagen, Rechnungen und Zahlungsbelege (§ 257 HGB, § 147 AO) bleiben unberührt.
• Briefkopf-Vorlagen: bis zur Löschung durch Sie, spätestens mit Löschung Ihres Kontos.
• Abgeschlossene Vorgänge: automatische Löschung nach 180 Tagen.
• Sicherheitsprotokoll: automatische Löschung nach 90 Tagen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Datenexport und Kontolöschung stehen Ihnen direkt unter „Konto“ zur Verfügung. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben bei der Registrierung sind für den Vertragsschluss erforderlich. Ohne sie ist eine Nutzung nicht möglich. Die Angabe der Telefonnummer ist freiwillig.